Overzicht creëren in drie apotheken: zo deden zij het

Overzicht is essentieel

Wanneer je niet één, maar drie apotheken aanstuurt, is overzicht essentieel. Apothekers Ruud Tolboom en Louis Keyzer weten daar alles van. Twee jaar geleden stapten zij over op Sanday. Inmiddels ervaren ze elke dag rust en vertrouwen in de apotheek: “we zijn nooit meer aan het zoeken.”

Van collega’s naar compagnons

Ruud Tolboom is al sinds 2004 apotheker. “Ik kwam er snel achter dat ik liever zelf wil bepalen welke kant we op gaan,” vertelt hij. In 2010 sloot hij zich aan bij Apotheek Artois en Blixembosch. Louis Keyzer werd in 2014 als tweede apotheker aangenomen, vers van de opleiding. Niet veel later kregen hij en Ruud de kans om de apotheek over te nemen. “Zo gingen we snel van collega’s naar financiële partners. De relatie die ik met Ruud had, was officiëler dan met mijn eigen vriendin,” grapt hij.

De samenwerking tussen hen gaat inmiddels verder dan twee vestigingen. Artois, Blixembosch en de Stratumse zijn drie zelfstandige apotheken. Wel met hun eigen identiteit en historie, maar op weg naar één lijn. “We helpen elkaar waar mogelijk, wisselen personeel uit als dat nodig is, en proberen processen gelijk te trekken. Dan wil je wel een AIS dat daarin meewerkt.”

“Wisselen van AIS? Dat doe ik niet…”

Die overstap naar een nieuw AIS  was niet vanzelfsprekend. “Ik riep altijd: wisselen van AIS? Dat doe ik niet,” geeft Ruud toe. “Dat levert chaos op en raakt het team.” Maar toen ze keken bij een collega die al met Sanday werkte, veranderde dat. “We waren verkocht, nog voordat we het systeem echt goed kenden. Zodra je die apotheek inliep voelde je gelijk de rust en overzicht. En daar hielp de software duidelijk in.”

“Dus we gingen ervoor.” Al bracht de overstap gezonde spanning met zich mee. “Toch was de keuze logisch,” vult Louis aan. “We hadden drie apotheken, dus wilden we ook synergie. We zijn uiteindelijk zelfs sneller overgestapt ondanks contractboetes en hebben daar nul spijt van.”

Overstappen van AIS is overstappen van primair proces

Een overstap heeft nou eenmaal grote impact. “Je merkt dat het je primaire proces raakt. Dat maakt het anders dan bijvoorbeeld een nieuwe leverancier kiezen,” geeft Ruud aan. Toch werd het team snel meegenomen in het nieuwe proces. “De eerste live-dag hadden we begeleiding. Daarna moest je zelf zoeken, zelf puzzelen. Dan komt het pas echt binnen hoe alles werkt. Maar ook dat gaat uiteindelijk prima.” Louis knikt en vult aan: “Dat ligt ook weer verschillend binnen het team. Er waren collega’s die het spannend vonden, maar anderen waren juist super enthousiast. Ondanks dat vonden we snel onze draai binnen het platform.”

Merkbare voordelen in de praktijk

“Proactief herhalen scheelt ons zeker twee uur per week,” zegt Louis. De efficiëntie kwam al snel boven tafel. “Voorheen waren we overal geitenpaadjes aan het maken in het systeem. Nu hoeft dat niet meer.”

“Alles is opgeruimd en digitaal. Je doet iets, laat het los en weet: het zit goed.” Zelfs de flexibiliteit in het systeem valt op. “Als je op drie plekken werkt, wil je dat dingen overdraagbaar zijn. Sanday maakt dat makkelijk.”

Ook voorraadbeheer is enorm verbeterd voor de apotheken. “Vroeger wist je niet of een doosje uit de voorraad getrokken was voor een patiënt. Nu zie je exact wat er fysiek ligt en wat gereserveerd is,” legt Ruud uit. “Daardoor durven we nu iedereen de voorraad te laten aanpassen. Dat was vroeger ondenkbaar.”

En de werkvloer? Die is veranderd. “Vroeger lag het vol met briefjes, bakjes en notities. Nu is het werkblad schoon en zie je alles in één oogopslag. Je weet precies waar een recept ligt, en hoe ver dat in het proces zit. We zijn nooit meer aan het zoeken.”

Invloed en ontwikkeling

“Geen systeem is perfect,” zegt Louis. “We hopen op meer mogelijkheden in medicatiebewaking en het vastleggen van patiëntcontact. Maar wat belangrijker is: we voelen invloed. Sanday ontwikkelt zich snel. Dat geeft vertrouwen.”

Ruud sluit zich daar volledig bij aan: “Wat ik mooi vind aan Sanday is dat ze de lat hoger leggen. Niet alleen voor henzelf, maar ook voor de rest van de markt. Dat zet dingen in beweging. En daar profiteren wij allemaal van.”